Remote Recording für 500 Teilnehmende: Wie begleitet eine Graphic Recorderin eine Konferenz im virtuellen Raum? Martina Grigoleit aus dem bikablo-bildwerk-Team berichtet.

Die 500 Teilnehmer des Life Digital Solution Forum des Online-Anbieters Liferay erwarteten Fach- und Anwendervorträge rund um Cloud-Services, digitale Trends und die Verbesserung des Kundenerlebnisses am Bildschirm. Zunächst als Präsenzveranstaltung geplant, wurde die Konferenz aufgrund der Corona-Kontaktbeschränkungen in den virtuellen Raum verlegt.

Das Ziel des Graphic Recording-Einsatzes: die Inhalte sollten den Teilnehmenden im Gedächtnis bleiben und im Nachhinein einen Gesamteindruck der Veranstaltung vermitteln. Für mich als Visualisiererin von bikablo bildwerk ein geradezu „klassischer“ Arbeitsauftrag. Doch wie würde das mit dieser Fülle von Inhalten online funktionieren?

Einige Vorträge waren vorab aufgezeichnet worden, was mir die Möglichkeit bot, die bildliche Umsetzung vorzubereiten. Doch es blieb die Herausforderung: Würde inhaltlich wie technisch alles klappen? Würden die Teilnehmenden mein live übertragenes Bild in der notwendigen Auflösung sehen können?

In der Auftragsklärung entschieden sich das Vorbereitungsteam und ich für ein digitales Recording auf dem iPad und als „Plan B“ für eine analogen Visualisierung mit Marker, Papier und Presenterkamera. Übertragen wurde die Entstehung des Bildes live über den Zoom-Kanal.

Mittwoch, 22. April: um Punkt neun fiel der Startschuss. Um die fünfhundert Teilnehmende hatten sich eingewählt. Nach einer kurzen Begrüßung starteten die Vorträge im Halbstundentakt: Neuromarketing, digitale Kundenerlebnisse, Cloud-Strategien. Hätte ich mich inhaltlich weniger gut vorbereitet, wäre ich mit meinem anspruchsvollen Bildkonzept nicht hinterhergekommen. So konnte ich auch zwischendurch noch mit meinen Ansprechpartnern über einen zweiten Videoconferencing-Kanal Entwürfe abstimmen und Detailfragen klären. Zwischendurch hatte ich die Gelegenheit, für alle sichtbar, auf der „Hauptbühne“ den Stand meines Recordings zu erläutern.

Gegen 17:45 fiel dann der Vorhang. Und nach knapp 30 Minuten Nachbearbeitungszeit konnte auch ich bei meinem Recording den letzten Strich ziehen.

Dieser Job war spannend, aufregend, schnell getaktet – und hat geklappt!  Meine wesentlichen Erkenntnisse aus diesem Tag:

Bereite dich doppelt so gut vor wie bei einer Präsenzveranstaltung. Es kann immer etwas technisches dazwischen kommen, das deinen Zeitplan zunichte macht.

Kläre, ob und wie die Teilnehmenden dein Recording mitverfolgen. In einer Präsenzveranstaltung trifft man sich in der Pause vor der Graphic Wall des Visualisierers. Dort entstehen oft die besten neuen Gedanken. Mit dem Kunden gilt es zu klären: lässt sich dieses Erlebnis in den digitalen Raum verlagern, und wenn ja, wie?

Behaltet einen Plan B in der Hinterhand. Auch wenn die Übertragung des iPad-Bildes tadellos geklappt hat, haben mir die aufgebaute Presenterkamera und die gefüllten Filzmarker Sicherheit gegeben. Das gilt auch für die technische Infrastruktur: Jede genutzte App, jedes System muss eine Alternative haben, zu der man schnell „umswitchen“ kann.

Vereinbare mit dem Kunden realistische Ziele. Was in der Theorie noch im Zeitplan ist, kann der Praxis schnell zu einem Engpass werden. Um so schöner, wenn Erwartungen im Nachhinein dann übertroffen werden können.

Das Ergebnis von 12 Online-Vorträgen auf einem digitalen Recording. Zum Vergrößern klicken!

Bei bikablo sagen wir auch in Zeiten von Kontaktsperren und Digitalisierung: Mache aus jedem Kontakt eine menschlichen Begegnung. Genau hier liegt vielleicht das ganz besondere Potenzial von Remote Recording: Online-Veranstaltungen über eine Echtzeit-Visualisierung ein Gesicht geben.


Martina GrigoleitMartina Grigoleit hat über 10 Jahren Graphic Recording-Erfahrung und ist seit Gründung der bikablo-Firma als Visualisiererin mit dabei. Sie lebt in Lübeck und ist heilfroh, dass sie trotz dicken Altstadtmauern ein gutes Netz hat.