Visual Process Mapping: Wie Frank mit Comics Arbeitsabläufe verbessert

15/02/2023

Prozessoptimierung wird möglich, wenn alle Betroffenen zu Beteiligten werden. Partizipative Visualisierung ist der Schlüssel dazu. Lean Six Sigma Master Blackbelt Frank hat unter dem Stichwort Visual Process Mapping mit dem bikablo Trainingsteam Tools, Templates und Methoden entwickelt. Ich habe ihn gefragt: „Welche Erfolgsgeschichten werden möglich, wenn Prozesse visuell werden?“

von Michaela Ruhfus, bikablo Kernteam

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„Bei Visual Process Mapping bringen wir die Beteiligten und ihre Emotionen mit in den Verbesserungsprozess“

Frank, du bist Trainer bei bikablo. Außerdem bist du Lean Six Sigma Berater und hast dort einen „Master Black-Belt“, einen „Schwarzen Gürtel“. Was bedeutet denn das?

Bei Lean Six Sigma geht es kurz gesagt um die Verbesserung von Prozessen und mein „Master Black Belt“ bedeutet, ich mache das ziemlich gut! (lacht) Ich bilde die „Schwarzen Gürtel“ aus.

Deshalb trainierst du „Visual Process Mapping“, da kommen deine beiden Fähigkeiten zusammen: das Arbeiten mit dem Stift und die Prozessoptimierung. Ich bekomme mit, dass Teilnehmende begeistert von der Methode sind: „Endlich verstehen mich meine Kunden und sind engagiert!“

Bei der Prozessverbesserung werden Daten- oder Arbeitsabläufe häufig anhand von Diagrammen dargestellt. Das ist meistens sehr abstrakt und schwer zu greifen. Der Fokus liegt auf dem Prozess als solchem; er wird sehr neutral dargestellt und ohne Menschen und ihre Emotionen. Die handelnden Personen sollen im Sinne des Prozesses funktionieren.

Wenn ich dann den Stift dazu nehme und die Methoden nutze, die wir bei bikablo entwickelt haben, ist es anders: Zum Beispiel habe ich mit einem Kunden gearbeitet, der seine Vertriebsprozesse analysieren wollte. Die involvierten Mitarbeiter*innen hatten wenig Lust dazu, da es nicht ihre eigene Initiative war und sie auch kein Interesse am Prozess an sich hatten. Meine Aufgabe als Berater war es, „das Team zu motivieren und den Prozess zu verbessern.“

Ich habe gehört, das Comiczeichnen spielt dabei auch eine Rolle?

Mit Hilfe von Prozesscomics haben wir die Abläufe lebendig dokumentiert. Die Teilnehmenden sind über ihr gemeinsames Handeln ins Gespräch gekommen. Wir bringen so die Beteiligten und ihre Emotionen mit rein. Jede/r kann erzählen, wie es denn in seiner oder ihrer Realität ist. Wie es sich anfühlt, an genau dieser Stelle des Prozesses verantwortlich zu sein. Was schief gehen kann, von anderen unterschätzt wird oder hilfreich ist. „Das brauche ich an dieser Stelle von dir, damit es gelingt!“

Dieses menschliche, flüssige Angebot von Co-Creation im Vergleich zur Präsentation von trockenen Diagrammen sorgt für echte Beteiligung. Die Akteure sind eingebunden und fühlen sich wahrgenommen, wertgeschätzt und verstanden. Und dann sind sie bereit, ihren Prozess auch aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen.

Das ist interessant und total schön zu hören! Welche Rolle hat denn genau der Stift dabei?

Die Bilder helfen, etwas Abstraktes greifbar zu machen. Wenn ich alle Akteure als handelnde Individuen in einem Comic darstelle, wird der Prozess menschlich. Die Beteiligten erkennen sich im Bild wieder: „Stimmt, das bin ich, das ist mein Beitrag zum Gesamtprozess. Und an dieser Stelle zeigt sich für mich ein Problem!“ Indem ich einen Stolperstein im Prozess bildhaft beschreibe, wird oft auch eine Lösung schneller erkennbar.

Die Visualisierung macht Implizites explizit. Für einzelne, aber auch für die ganze Gruppe. Dann ist es als Gruppe auch viel leichter, etwas zu diskutieren, wenn es für alle sichtbar ist. Viele Teilnehmende sagen, das Process Mapping ist für sie eine total neue, freudvolle Erfahrung. „Das ist was anderes, das kenn ich so noch nicht!“

Meine Erfahrung ist außerdem, dass ich mehr Informationen benötige, wenn ich etwas zeichnen möchte. Durch zusätzliche Fragen kommen neue Erkenntnisse zum Vorschein.

Zeichnen die Teilnehmenden auch selber?

Ja klar, wir ermutigen alle, selbst den Stift in die Hand zu nehmen und leiten sie an, wie das funktioniert. Es steht den Teilnehmenden jedoch frei. Außerdem arbeiten wir nicht nur mit den Prozesscomics, sondern auch mit Templates. Das sind Vorlagen, die Prozesse darstellen und in die Akteure hinein zeichnen können. Diese unterschiedlichen Modelle können von jedem individuell angewandt werden. Einmal hat uns eine Kundin damit überrascht, wie sie ein Template für sich ganz anders genutzt hat als wir das vorgesehen hatten. Hier können Kunden sehr kreativ werden.

Und wenn mein eigener Prozess nicht in die vorhandenen Template passt?

Dann zeigen wir, wie man sein eigenes Template entwirft, um seine Arbeitsabläufe auf einer hohen Ebene darzustellen. Da sind die Möglichkeiten unendlich.

Das hört sich sehr praxisnah und gleichzeitig kreativ an. Auf jeden Fall nicht dröge, sondern nach viel Spaß. Was muss ich tun, wenn ich Process Mapping selber lernen oder dich als Berater buchen möchte?

Dann rufst du bei Julie im Trainingsmanagement an und entscheidest dich entweder für das Visual Process Mapping Modul unseres Curriculums. Hier ist es natürlich hilfreich, über Visualisierungsrundlagen zu verfügen, die zum Beispiel in unseren Basics-Trainings vermittelt werden. Oder du lädst mich in dein Unternehmen ein, und ich und helfe euch, freudvoll, erfolgreich und visuell eure Prozesse zu optimieren. Dann bist du bei unserer Beratungs-Unit bikablo bildwerk an der richtigen Stelle.

Das klingt super, Frank. Danke für das Gespräch!

Noch ein Tipp: Hier findest du einen spannenden Blogartikel über Visual Process Mapping!

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