Visual Process Mapping – mit dem Stift Arbeitsabläufe neu denken

Oft müssen Organisationen ihre Prozesse verstehen, analysieren und verbessern. Unterschiedliche Fachbereiche müssen sich dann in Prozessoptimierungs-Workshops ein gemeinsames Bild machen: Wo beginnt unser Prozess und wo endet er? Was sind Nebenprozesse und Schnittstellen? Wie tief müssen wir in die Details gehen? bikablo erkundet, wie es gelingt, dafür eine gemeinsame Sprache zu finden.

von Frank Wesseler und Andrea Wendt

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„Was haben diese Kästchen und Pfeile mit mir zu tun?“

Für die Prozessdokumentation gibt es etablierte Techniken, Codes und Darstellungsformen. Sie funktionieren für Prozessexperten, z. B. Lean-Six-Sigma-Berater. Für alle anderen, die das Wissen für Veränderung in sich tragen, sind solche Diagramme oft eine unverständliche „visuelle Fremdsprache“. Es fehlt ihnen an Emotion, Dynamik und Übersichtlichkeit. Und sie entstehen am Rechner, nicht im Dialog.

Datenflussdiagramme sind exakt, aber wenig anschaulich. Wer die diese Geheimsprache nicht beherrscht, steht ratlos davor.

Im Prozessworkshop ist ausschlaggebend, dass sich jeder Beteiligte öffnet und seine täglichen Erfahrungen teilt. Entscheidende Informationen werden jedoch oft nur in den Kaffeepausen hinter verborgener Hand ausgetauscht. Auch diejenigen, die nicht am Workshop teilgenommen haben, finden es später schwierig, eine digital erstellte Prozesslandkarte zu verstehen und sich damit zu identifizieren. Niemand hat den Wunsch, sie genau anzuschauen und daran weiter zu denken: „Was haben diese Kästchen und Pfeile mit mir zu tun?“

Wie ermutigt man Beteiligte, mitzumachen und kreativ zu sein? 

Laut Neurobiologe Gerald Hüther reicht logisches Denken allein nicht aus, um komplexe Zusammenhänge zu verstehen und weise Entscheidungen zu treffen. Wir brauchen eine Einheit von Denken, Fühlen und Handeln; Rationalität und Emotionalität; Geist, Seele und Körper. „Es gibt kein Problem, dem nicht mit einem Bild geholfen werden könnte“, sagt der Visualisierungsautor Dan Roam („Auf der Serviette erklärt“). Und so haben wir bei bikablo Techniken, methodische Ansätze und ein Visuelles Vokabular entwickelt, das das Gestalten von Arbeitsabläufen zu einer spannenden, freudvollen, kreativen und erkenntnisreichen Lernreise macht – natürlich mit dem Stift in der Hand!

Im bikablo-Training Visual Process Mapping (Teil des Visual Facilitator Curriculums) lernen Menschen, die mit Prozessen zu tun haben, Abläufe neu zu denken und zu visualisieren. Mit Hilfe einer schnell und anwendbaren Zeichentechnik („bikablo quick and dirty“) stellen wir unmittelbaren Praxisbezug her und visualisieren konkrete Problemstellungen. Dafür vermitteln wir Erfolgsfaktoren für unterschiedliche Prozessebenen und reflektieren die entstandenen Visualisierungen in der Lerngruppe.

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